Mae’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn darparu manylion am yr hyn i’w ddisgwyl pan fydd Sir Benfro Inspired yn casglu data personol. Mae’n berthnasol i’r holl ddata a gesglir wrth ddarparu ei wasanaethau.

Gwefan a chymhwysiad digidol (‘app’) yw Ysbrydoli Sir Benfro. Mae’r wefan a’r app i gyd yn defnyddio ymarferoldeb union yr un fath ac yn tynnu gwybodaeth o’r un gronfa ddata. Mae hyn yn golygu bod data’n cael ei rannu rhwng y ddau blatfform.

Diffiniadau

Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn defnyddio'r termau canlynol.

Ysbrydoli Sir Benfro

Gwefan neu ap Ysbrydoli Sir Benfro, neu unrhyw un o’r staff, gwirfoddolwyr neu asiantau sy’n gweithredu’n uniongyrchol ar gyfer gwefan neu ap Sir Benfro.

Data neu Ddata Personol

Gwybodaeth yn ymwneud ag unigolyn, gan gynnwys manylion cyswllt neu wybodaeth bersonol arall.

Defnyddiwr Gwasanaeth

Unrhyw unigolyn neu sefydliad sy’n defnyddio gwefan neu ap Sir Benfro Inspired.

Tanysgrifiwr

Defnyddiwr Gwasanaeth sydd wedi darparu cyfeiriad e-bost at ddibenion derbyn diweddariadau e-bost rheolaidd gan Sir Benfro Inspired.

Aelod

Defnyddiwr Gwasanaeth sydd â phroffil cofrestredig ar wefan neu ap Sir Benfro at ddibenion rhannu digwyddiadau a gweithgareddau, neu ar gyfer gwerthu cynhyrchion.

Gwasanaethau

Ymarferoldeb gwefan ac ap Sir Benfro Ysbrydoledig, a ddarperir i Ddefnyddwyr Gwasanaeth.

E-Fasnach

Y cyfleuster i brynu neu werthu eitemau trwy wefan neu ap Sir Benfro Inspired.

Trydydd parti

Unigolyn, sefydliad neu endid masnachol arall nad yw Sir Benfro wedi’i Ysbrydoli na’r Defnyddiwr Gwasanaeth.

Sefydliad Partner

Trydydd Parti sy’n gweithio ar y cyd â Sir Benfro wedi’i Ysbrydoli gyda’r nod o wella neu ehangu’r Gwasanaethau a gynigir gan Sir Benfro Inspired.

Contractwr

Trydydd Parti sy’n cael ei dalu ar ran Sir Benfro wedi’i Ysbrydoli i gyflawni darn penodol o waith (e.e. ymchwil, cynnal a chadw gwefannau, ac ati)

 

Gweinyddir gwefan ac ap Ysbrydoli Sir Benfro gan staff PLANED. Bydd yr holl ddata a gesglir trwy ddarparu gwasanaethau Ysbrydoli Sir Benfro  yn cael ei storio a’i gynnal ar wahân i ddata a gesglir yn ystod gweithgareddau eraill PLANED a byddant yn parhau i fod yn eiddo i Ysbrydoli Sir Benfro.

Ymrwymiad Ysbrydoli Sir Benfro i edrych ar ôl data Personol

Pembrokeshire Inspired will:

  • Cynnal preifatrwydd a diogelwch yr holl ddata personol sydd ganddo.
  • Ei gwneud yn ofynnol bod yr holl weithwyr, gwirfoddolwyr ac asiantau sy’n gweithredu ar eu rhan yn cydymffurfio’n llawn â’r gyfraith diogelu data.
  • Dim ond cadw’r lleiafswm o ddata personol sydd ei angen i ganiatáu iddynt gyflawni’r swyddogaethau hynny y mae’n ofynnol ar eu cyfer.
  • Dileu data personol unwaith y bydd yr angen i’w ddal wedi mynd heibio.
  • Cyrchu a phrosesu’r holl ddata personol yn unol â phrosesu teg a nodir wrth gasglu data gan unigolion.
  • Dylunio systemau a phrosesau i gydymffurfio ag egwyddorion diogelu data.
  • Cymryd camau ar unwaith os darganfyddir nad ydym yn cydymffurfio â pholisïau.

Pa Ddata Personol sy'n cael ei gadw gan Ysbrydoli Sir Benfro?

Bydd Ysbrydoli Sir Benfro yn dal ac yn prosesu data personol a gall hyn gynnwys:

  • Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhifau ffôn a chyfeiriad e-bost, lle mae’r manylion hyn wedi’u rhoi’n barod gan ddefnyddwyr gwasanaeth, gan gynnwys aelodau a thanysgrifwyr.
  • Manylion personol, yn ogystal â manylion cyswllt, gan gynnwys dyddiad geni, rhif yswiriant gwladol, ac ati at ddibenion cyflogaeth a gwirfoddoli (gwirfoddolwyr a staff yn unig).
  • Data am deulu, dibynyddion, perthynas agosaf neu amgylchiadau personol eraill at ddibenion cyflogaeth a gwirfoddoli (gwirfoddolwyr a staff yn unig).
  • Data am gollfarnau troseddol yn llym lle bo hynny’n berthnasol i gyflogaeth neu wirfoddoli (gwirfoddolwyr a staff yn unig).
  • Data ariannol sy’n berthnasol i dalu cyflogau, er enghraifft, cyfrif banc a manylion treth (staff taledig yn unig).

Pan fydd staff neu wirfoddolwyr wedi darparu data personol am unigolion eraill, fel perthynas agosaf, dylent sicrhau bod yr unigolion hynny yn ymwybodol o’r wybodaeth a gynhwysir yn yr hysbysiad hwn.

Sut y bydd Ysbrydoli Sir Benfro yn defnyddio Data Personol?

Gall Ysbrydoli Sir Benfro brosesu data personol i gyflawni ei rwymedigaethau a gall hyn gynnwys prosesu data personol at unrhyw un (neu bob un) o'r dibenion a ganlyn:

  • Cysylltu â defnyddwyr gwasanaeth yn unol â’r gwasanaethau a gynigir, lle mae unigolion wedi gofyn neu wedi rhoi caniatâd penodol i wneud hynny.
  • Ymateb yn uniongyrchol i ymholiadau.
  • At ddibenion dadansoddol, ystadegol a chyfeiriol.
  • Ar gyfer cyflogaeth a gwirfoddoli.
  • Prosesu taliadau ac ar gyfer unrhyw ofynion cyfrifyddu dilynol.
  • Bodloni unrhyw rwymedigaethau neu ofynion cyfreithiol eraill.

Gwefan ac ap

Mae gwefan ac ap Ysbrydoli Sir Benfro yn defnyddio systemau trydydd parti cyfreithlon i gasglu gwybodaeth log rhyngrwyd safonol a manylion patrymau ymddygiad ymwelwyr digidol. Gwneir hyn er mwyn monitro ystadegau fel nifer yr ymwelwyr a’r tudalennau yr ymwelwyd â hwy. Mae’r data hwn yn cael ei brosesu mewn ffordd nad yw’n adnabod unrhyw unigolyn. Ni fydd Ysbrydoli Sir Benfro yn defnyddio’r data hwn i wneud unrhyw ymdrech i ddarganfod pwy yw’r unigolion sy’n ymweld â’r wefan neu’r ap.

Nid yw data a gesglir trwy’r wefan a’r ap fel hyn yn cael ei rannu â thrydydd partïon, gan gynnwys hysbysebwyr, sefydliadau partner neu aelodau.

E-Fasnach

Mae ymarferoldeb E-Fasnach ar-lein gwefan ac ap Sir Benfro yn defnyddio system trydydd parti i gasglu manylion perthnasol aelodau sy’n defnyddio Ysbrydoli Sir Benfro i werthu cynhyrchion, at ddibenion prosesu taliadau a thaliadau. Mae hefyd yn casglu data, gan gynnwys manylion talu a manylion dosbarthu cynnyrch, gan ddefnyddwyr gwasanaeth sy’n prynu er mwyn prosesu’r taliad a danfon unrhyw nwyddau sydd wedi’u prynu. Gwneir hyn yn unol â deddfwriaeth diogelu data.

Cylchlythyrau e-bost

Bydd Ysbrydoli Sir Benfro yn casglu cyfeiriadau e-bost defnyddwyr gwasanaeth sydd am ddod yn danysgrifwyr lle maent wedi rhoi caniatâd neu optio i mewn. Gwneir hyn trwy system e-bost trydydd parti, a bydd unigolion yn cael cyfle i wneud newidiadau i’w manylion a gedwir yn y system neu i ddad-danysgrifio ar unrhyw adeg, naill ai trwy ddolen a ddarperir mewn e-byst neu drwy gysylltu â’r cyfeiriad yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn, isod.

Mae gwasanaethau Ysbrydoli Sir Benfro yn cynnwys cyhoeddi a dosbarthu gwybodaeth am ddigwyddiadau a gweithgareddau a drefnir gan aelodau ac a restrir ar y wefan a’r ap. Ni fydd Ysbrydoli Sir Benfro yn trosglwyddo’r manylion cyswllt na data arall sy’n ymwneud ag unrhyw danysgrifiwr (neu ddefnyddwyr gwasanaeth eraill) i unrhyw aelod neu sefydliad trydydd parti.

Cyfathrebiadau eraill

Gall staff, gwirfoddolwyr neu asiantau sy’n gweithredu ar ran Ysbrydoli Sir Benfro hefyd gyfathrebu’n uniongyrchol â defnyddwyr gwasanaeth, aelodau a thrydydd partïon mewn ffyrdd eraill pan ofynnir iddynt wneud hynny. Bydd hyn yn cynnwys ymateb i e-byst, yn ysgrifenedig, dros y ffôn a thrwy ddefnyddio systemau negeseuon cyfryngau cymdeithasol.

Pan fydd unrhyw ddata personol yn cael ei rannu trwy’r cyfathrebiadau hyn, bydd y data hwnnw’n cael ei brosesu yn unol â’r cyfarwyddiadau a gynhwysir yn y cyfathrebiad. Nid yw galwadau ffôn yn cael eu recordio fel mater o drefn, a bydd galwyr yn cael eu hysbysu os ydyn nhw, ond gellir cadw cyfathrebiadau eraill (e-byst, llythyrau ac ati) yn ddiogel at ddibenion cyfeirio.

Gyda phwy y bydd Ysbrydoli Sir Benfro yn rhannu Data Personol?

Weithiau bydd angen i Ysbrydoli Sir Benfro rannu data personol penodol â thrydydd partïon, gan gynnwys sefydliadau partner neu gontractwyr, fel ymgynghorwyr, fel y gall y trydydd partïon hynny gynorthwyo i ddarparu’r gwasanaethau.

Yn syml, bydd rhai o’r trydydd partïon hynny yn prosesu data personol ar ran Ysbrydoli Sir Benfro, ac yn unol â chyfarwyddiadau.

Ymhob achos, ni fydd Ysbrydoli Sir Benfro ond yn rhannu data i’r graddau y mae Ysbrydoli Sir Benfro yn rhesymol ofynnol at y dibenion hynny.

Bydd angen datgelu unrhyw ddata personol a gedwir, gyda phwrpas rhesymol i:

  • Staff, gwirfoddolwyr, asiantau a chontractwyr sy’n gweithio’n uniongyrchol i Sir Benfro Inspired; lle mae’r data yn hanfodol ac yn ofynnol iddynt gyflawni eu dyletswyddau yn unol â’u rôl.
  • Sefydliadau partner Ysbrydoli Sir Benfro; yn unol yn llwyr â gweithdrefnau y cytunwyd arnynt a dim ond gyda’r nod o wella gwasanaethau Ysbrydoli Sir Benfro.

Ni chaniateir i ddata a rennir â thrydydd partïon gael ei ddefnyddio gan y sefydliad partner na’r contractwr at eu dibenion eu hunain, gan gynnwys marchnata.

Pa mor hir y bydd Ysbrydoli Sir Benfro yn cadw Data Personol?

Dim ond cyhyd ag y bydd ei angen er mwyn cyflawni’r pwrpas (au) y cafodd ei gasglu ar eu cyfer y bydd Ysbrydoli Sir Benfro yn cadw data personol, ac am gyhyd wedi hynny ag yr ystyrir ei bod yn angenrheidiol i ddelio ag unrhyw gwestiynau neu gwynion y gellir eu derbyn, oni bai ei fod yn cael ei ethol i gadw data am gyfnod hirach i gydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol.

Eich Hawliau

O dan Ddeddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn y gallwch eu harfer mewn perthynas â’r data sydd gan Sir Benfro Inspired amdanoch chi.

Gallwch ddarllen mwy am yr hawliau hyn yma: https://ico.org.uk/for-the-public/is-my-information-being-handled-correctly/.

Mynediad at Ddata Personol

Bydd Ysbrydoli Sir Benfro yn ceisio bod mor agored â phosibl o ran rhoi mynediad i bobl i’w data personol. Gall unigolion ddarganfod a yw Sir Benfro Inspired yn dal unrhyw ddata personol trwy wneud ‘cais mynediad gwrthrych data’ o dan Ddeddf Diogelu Data 2018. Os yw Sir Benfro Inspired yn cadw data amdanoch chi, bydd yn:

  • rhoi disgrifiad ohono i chi; dweud wrthych pam ei fod yn cael ei gynnal; dweud wrthych at bwy y gellid ei ddatgelu; a
  • gadewch i chi gael copi o’r Data ar ffurf ddealladwy.

I wneud cais i Ysbrydoli Sir Benfro i weld neu gael copi o unrhyw ddata personol y gellir ei gadw, mae angen i chi roi’r cais yn ysgrifenedig i’r cyfeiriad a ddarperir isod.

Os ydych chi’n cytuno, gall Ysbrydoli Sir Benfro ddelio â’ch cais yn anffurfiol, er enghraifft trwy ddarparu’r data penodol sydd ei angen arnoch chi dros y ffôn.

Os yw Ysbrydoli Sir Benfro yn cadw data amdanoch chi, gallwch ofyn am gywiro unrhyw gamgymeriadau trwy gysylltu â’r cyfeiriad isod.

Sut i gysylltu â Ysbrydoli Sir Benfro

Os ydych chi am ofyn am ragor o fanylion yn ymwneud ag unrhyw beth yn yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn, cysylltwch â:

Stuart Berry,

c/o PLANED

The Old School

Station Road

Narberth

SA67 7DU

Ebost: hello@pembrokeshireinspired.wales neu stuart.berry@planed.org.uk

Gall Ysbrydoli Sir Benfro ddiweddaru’r rhybudd hwn o bryd i’w gilydd. Pan fydd hyn yn digwydd, bydd defnyddwyr gwasanaeth a thrydydd partïon perthnasol yn cael gwybod am y newidiadau a’r dyddiad y daw’r newidiadau i rym.

Dadlwythwch ein Polisi Preifatrwydd

Angen cadw Polisi Preifatrwydd Ysbrydoli Sir Benfro wrth law? Ddim yn broblem! Dadlwythwch eich copi yma.